1. Manual de Archivología

1.1 Objetivo

Establecer las reglas, estructura y metadatos para organizar, nombrar, guardar y recuperar la documentación de todos los productos que ingresan al inventario de Casa de Empeño Azteca, tanto en sucursales como en Online Store.

1.2 Alcance

• Joyería (oro, plata, diamantes, relojes)
• Celulares
• Electrónicos
• Calzado
• Herramienta
• Consolas y videojuegos
• Ropa, muebles y otros

1.3 Principios

1. Un producto = un ID único.
2. Un archivo = una nomenclatura estándar.
3. Un producto = una ficha de metadatos.
4. Sin acentos, sin Ñ, sin espacios, sin caracteres especiales.
5. Todo se guarda en la nube con respaldo.
6. Los datos personales del cliente nunca van en carpetas públicas.

1.4 Reglas generales de nomenclatura

• Separador: guion bajo _
• Fechas: YYYYMMDD
• Versiones: v01, v02
• Longitud máxima: 120 caracteres
• No usar: # % & ; , ¿ ? ¡ ! " ' ( ) [ ] { }
• No reutilizar IDs
• No renombrar manualmente después de registrado

1.5 Flujo de guardado

1. Recepción del artículo en sucursal.
2. Asignar ID único: CEA-2026-00001.
3. Tomar fotografías con fondo neutro y etiqueta QR.
4. Subir a 99_Temporal/Ingreso.
5. Catalogar en la ficha de metadatos.
6. Renombrar archivos según plantilla.
7. Mover a la estructura final.
8. Publicar en Online Store.
9. Registrar movimientos (empeño, desempeño, venta, baja).
10. Auditoría mensual.

1.6 Roles y responsabilidades

2. Árbol de Carpetas

Casa_de_Empeno_Azteca/
├── 00_Administracion/
│   ├── Catalogos/
│   ├── Plantillas/
│   └── Manuales/
├── 01_Online_Store/
│   └── 2026/
│       └── 10-Octubre/
│           ├── Electronicos/
│           │   └── 00001_Apple_Watch_Serie_4/
│           │       ├── 00_Ficha/
│           │       ├── 01_Fotos/
│           │       ├── 02_Documentos/
│           │       ├── 03_Valuacion/
│           │       ├── 04_Publicacion/
│           │       └── 05_Historial/
│           ├── Joyeria/
│           ├── Celulares/
│           ├── Calzado/
│           ├── Herramienta/
│           └── Consolas_Videojuegos/
├── 02_Sucursales/
│   └── Sucursal_Centro/
│       └── 2026/
│           └── 10-Octubre/
│               ├── Empenos/
│               ├── Desempenos/
│               └── Ventas/
├── 03_Inventario_General/
├── 04_Respaldos/
└── 99_Temporal/
    └── Ingreso/

3. Plantilla de Nomenclatura

3.1 Fórmula general

[ID]_[CAT]_[MARCA]_[MODELO]_[ATRIBUTOS]_[SERIE]_[ESTADO]_[FECHA]_[TIPO]_[V###].[ext]

3.2 Ejemplos

CEA-2026-00001_ELE_APPLE_WATCH-S4_44MM-NEGRO_ABC123_BUENO_20261015_F01_v01.jpg
CEA-2026-00001_ELE_APPLE_WATCH-S4_44MM-NEGRO_ABC123_BUENO_20261015_FACTURA_v01.pdf
CEA-2026-00001_ELE_APPLE_WATCH-S4_44MM-NEGRO_ABC123_BUENO_20261015_VALUACION_v01.pdf
CEA-2026-00001_ELE_APPLE_WATCH-S4_44MM-NEGRO_ABC123_BUENO_20261015_PUB_v01.jpg
CEA-2026-00002_JOY_ORO_ANILLO-14K_TALLA7-DIAMANTE_SIN-SERIE_BUENO_20261016_F01_v01.jpg
CEA-2026-00003_CEL_SAMSUNG_GALAXY-S21_128GB-NEGRO_IMEI356789_BUENO_20261017_F01_v01.jpg

3.3 Reglas específicas

• Atributos múltiples separados por guion -.
• Serie/IMEI tal cual, sin espacios.
• Si no hay serie: SIN-SERIE.
• Tipo de archivo al final antes de versión.

4. Ficha de Metadatos

4.1 Campos obligatorios

4.2 Estatus posibles

Empeñado Desempeñado En vitrina Publicado Vendido Baja Reparación Para piezas

4.3 Formato de captura

• Google Sheets / Excel / Airtable.
• Una fila por producto.
• Validación de datos por lista.
• ID como llave primaria.

5. Catálogo de Códigos

5.1 Categorías

5.2 Tipos de archivo

5.3 Estados del producto

6. Script de Renombrado

6.1 Google Apps Script

Renombra archivos de una carpeta de Drive según la plantilla estándar.

function renombrarArchivos() {
  const CARPETA_ID = "ID_DE_LA_CARPETA_DRIVE";
  const ID_PRODUCTO = "CEA-2026-00001";
  const CAT = "ELE";
  const MARCA = "APPLE";
  const MODELO = "WATCH-S4";
  const ATRIBUTOS = "44MM-NEGRO";
  const SERIE = "ABC123";
  const ESTADO = "BUENO";
  const FECHA = "20261015";

  const carpeta = DriveApp.getFolderById(CARPETA_ID);
  const archivos = carpeta.getFiles();

  let contador = 1;
  while (archivos.hasNext()) {
    const archivo = archivos.next();
    const nombreOriginal = archivo.getName();
    const ext = nombreOriginal.split('.').pop().toLowerCase();

    let tipo = "F" + String(contador).padStart(2, '0');
    if (ext === "pdf") tipo = "DOC";
    if (nombreOriginal.toLowerCase().includes("factura")) tipo = "FACTURA";
    if (nombreOriginal.toLowerCase().includes("contrato")) tipo = "CONTRATO";

    const nuevoNombre = [
      ID_PRODUCTO, CAT, MARCA, MODELO, ATRIBUTOS,
      SERIE, ESTADO, FECHA, tipo, "v01"
    ].join("_") + "." + ext;

    archivo.setName(nuevoNombre);
    contador++;
  }
}

6.2 PowerShell (Windows)

$carpeta = "C:\Casa_de_Empeno_Azteca\99_Temporal\Ingreso"
$id = "CEA-2026-00001"
$cat = "ELE"
$marca = "APPLE"
$modelo = "WATCH-S4"
$atributos = "44MM-NEGRO"
$serie = "ABC123"
$estado = "BUENO"
$fecha = "20261015"

$i = 1
Get-ChildItem -Path $carpeta -File | ForEach-Object {
    $ext = $_.Extension.ToLower()
    $tipo = "F{0:D2}" -f $i
    $nuevo = "${id}_${cat}_${marca}_${modelo}_${atributos}_${serie}_${estado}_${fecha}_${tipo}_v01$ext"
    Rename-Item -Path $_.FullName -NewName $nuevo
    $i++
}

7. Política de Respaldos

7.1 Regla 3-2-1

• 3 copias de la información.
• 2 medios distintos.
• 1 copia fuera de sitio.

7.2 Frecuencia

7.3 Retención

7.4 Seguridad

• Acceso por roles.
• Contraseñas robustas.
• Autenticación en dos pasos.
• Bitácora de accesos.
• Cifrado en tránsito y en reposo.
• Datos personales en carpeta restringida.

7.5 Recuperación

• Prueba de restauración trimestral.
• Documentar procedimiento.
• Responsable: TI / Dirección.

8. Tablero de Control

8.1 Indicadores (KPIs)

8.2 Estructura sugerida del tablero

8.3 Herramientas

• Google Sheets + Looker Studio.
• Excel + Power BI.
• Airtable + Dashboards.

8.4 Responsable

• Auditor de inventario: revisión mensual.
• Dirección: revisión trimestral.

Anexo — Buenas Prácticas

• No usar la papelera como almacenamiento.
• No duplicar carpetas por sucursal; usar subcarpetas.
• No guardar archivos en el escritorio local.
• No usar nombres como "foto1", "final", "copia".
• No mezclar datos personales con Online Store.
• Auditar antes de cada corte mensual.